【2025年最新】グループウェアのおすすめ12選！機能や価格を徹底比較｜業務効率化に役立つ情報

Web記事DX

2025/03/05 2025/05/15

【2025年最新】グループウェアのおすすめ12選！機能や価格を徹底比較

現在、グループウェアは企業規模に関わらず多くの企業で導入されていますが、製品の種類が多くそれぞれの機能も異なるため、選び方に迷われている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、グループウェアのおすすめ12製品を厳選してご紹介します。選び方や比較ポイントについても解説しているので、自社に合った製品を見つける参考になれば幸いです。

グループウェアとは？

グループウェアとは、社内での情報共有を円滑にし、業務効率を向上させるために複数の機能を備えたソフトウェアです。

企業では複数人のメンバーで業務やプロジェクトを進めることがほとんどで、関係者が増えるほど円滑なコミュニケーションが難しくなります。特にリモートワークの普及により、業務のオンライン化や在宅勤務・モバイルワークへの対応が求められる中、グループウェアは欠かせないツールとなっています。

企業の規模や業種を問わず導入されており、情報共有の効率化や業務の生産性向上に貢献するツールとして注目されています。

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グループウェアの基本機能

グループウェアには大きく分けて3つの機能があります。ここでは主要な機能について解説します。

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能は、チャットや掲示板など社内のコミュニケーションをスムーズにするための機能です。代表的な機能には、チャット、Web会議、掲示板、社内SNSなどがあり、これらを活用することで業務の円滑化が図れます。

主な機能：

チャット
Web会議
掲示板
社内SNS

円滑なコミュニケーションは、業務の効率化や意思決定のスピード向上につながります。特にチャットやWeb会議は独立した製品として提供されている場合も多く、グループウェアと連携することで、より柔軟で利便性の高いコミュニケーション環境を実現できます。

情報共有機能

業務の効率化を目指すうえで、情報共有機能は重要な機能の1つです。業務の進捗状況はコミュニケーションツールを使って把握することもできますが、情報共有機能を使えば連絡を受けずとも業務状況を把握することが可能です。業務の実行者・管理者ともに利便性が高いのが情報共有機能です。

主な機能：

ファイル管理
文書管理
タスク管理
プロジェクト管理
レポート

申請・その他管理機能

申請やその他の機能には、施設予約やポータル画面、スケジュール管理などが含まれます。企業ごとに求める機能が異なるため、どのようなことができるのか事前に把握しておきましょう。

主な機能：

施設予約
ワークフロー
日報機能
ポータル画面
スケジュール管理機能

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアには多くの機能があり、導入することでさまざまなメリットが期待できます。一方でいくつかデメリットも存在するため、双方を比較して自社に合ったサービスを検討してください。

メリット

グループウェアを導入することで、さまざまなメリットが得られます。まず、業務の効率化によって生産性が向上します。先ほどご紹介したコミュニケーション機能を活用するとメールや会議の時間を削減し、よりスピーディーな情報伝達が可能です。

また、情報共有機能により必要なデータを素早く取得できるため、業務のスムーズな進行が期待できます。ペーパーレス化が進むことで、コスト削減や環境負荷の低減にもつながります。

グループウェアの導入には多くのメリットがあり、結果的に企業の競争力強化に貢献するツールです。

デメリット

多くのメリットがある一方で、グループウェアにはデメリットも存在します。まず一つ目に導入・運用にコストがかかる点が挙げられます。特に、カスタマイズが必要な場合や大規模な企業では、導入費用が高額になることがあります。

また、新しいシステムに慣れるまでには一定の学習期間が必要であり、従業員の教育コストも発生します。既存の業務システムとの連携に課題がある場合には、スムーズな運用が難しくなることがあります。そのため導入前にしっかりと要件を整理し、適切なシステムを選定することが重要です。

グループウェアの比較ポイント

ここからはグループウェアを検討する上で重要となる比較ポイントについて解説します。

自社に必要な機能が搭載されているか

グループウェアを選定する際には、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
たとえば、チーム内のコミュニケーションを重視する場合は、チャットやビデオ会議機能が充実した製品が適しています。一方、ワークフロー管理を効率化したい場合は、申請・承認機能が優れた製品を選ぶことをおすすめします。
グループウェアには多くの機能が搭載されており、あいまいに比較してしまいがちですが、自社の目的に合わせた機能が搭載されているか正しく見定める必要があります。

操作性が簡単か

グループウェアを導入する際には、操作性も重要なポイントです。複雑な操作が求められると、従業員がスムーズに利用できず、業務効率の低下につながる可能性があります。直感的なUIを備えているか、導入後のサポートが充実しているかを確認しましょう。
また操作性を確かめるには、実際にシステムに触れてみることが大切です。無料トライアル期間などの有無も確認しておきましょう。

企業規模に合った製品か

グループウェアには、小規模企業向けのシンプルなものから、大企業向けの高機能なものまでさまざまな種類があります。導入の際には、自社の業務に必要な機能が適切に備わっているかを確認することが重要です。
例えば、小規模企業では、シンプルな操作性と低コストで導入できるクラウド型グループウェアが適しているケースが多いです。スケジュール管理やファイル共有など、基本的な機能が揃っていれば十分な場合もあります。

一方、大企業では、複数の部門やグループ会社を横断した情報共有・ワークフロー管理が求められるため、高度なアクセス権限管理や、既存の業務システム（ERP・CRM・SFAなど）との連携機能を備えた製品が必要になることが多いです。
また、利用人数が多いため、オンプレミス型やハイブリッド型を選ぶことで、セキュリティを強化しつつ、コストを最適化できる場合もあります。

既存システムとの連携が可能か

グループウェアは単独で利用してもメリットを得ることができますが、既存システムと連携を行うことで、さらに大きなメリットが期待できます。 導入予定のグループウェアが、既存の業務システム（CRM、ERP、会計ソフトなど）と連携可能かは必ず確認を行いましょう。連携を行うことで、システムが持つ情報を一元化でき、グループウェアの強みが最大限に発揮されます。

一方で、連携性が低いと二重管理が発生し、業務の負担が増加するリスクもあります。自社の業務フローに最適なグループウェアを選定し、連携のしやすさやカスタマイズ性、セキュリティ対策などを十分に考慮した上で導入を進めることが重要です。

料金や費用体系が適しているか

グループウェアの価格体系は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は初期費用が低く、利用人数による従量課金制が一般的です。月額または年額で「1?1,000人は1人あたり〇〇〇円」「1,000?1,500人は1人あたり△△△円」など、一定人数以上の利用で金額が上がります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにソフトウェアをインストールするタイプのグループウェアです。一度導入すれば追加のライセンス料を支払う必要がない場合が多く、大規模な組織や長期間の利用を想定する企業に適しています。

また、近年ではクラウド型とオンプレミス型のハイブリッド運用を採用する企業も増えており、一部機能をクラウドで利用しつつ、重要なデータは社内サーバーで管理する方法も選択肢の一つとなっています。製品によって異なるため、導入費用や月額料金、追加機能のコストを総合的に考慮し、コストパフォーマンスを比較しましょう。

セキュリティ対策は充実しているか

企業が扱うデータを守るため、セキュリティ対策の充実度も確認が必要です。

アクセス権限の管理が可能か、通信の暗号化がされているか、外部からの不正アクセスを防ぐ対策が整っているかを事前にチェックしましょう。

特に大企業であればあるほど組織や役職の階層が複雑でバラバラといったことがあります。グループ会社全体で統一した基盤を使うとなると、グループ間での兼務やグループを越えた閲覧権限の設定など、全体へ統制をかけることが困難です。安全な情報管理ができるグループウェアを選ぶことが、企業のリスク管理にもつながります。

グループウェア導入の流れ

グループウェアを導入することで、業務の効率化や情報共有の円滑化を実現できます。しかし、適切な準備をせずに導入すると、思ったような成果が得られないことも。

ここでは、グループウェア導入の流れを分かりやすく解説し、スムーズに運用できるポイントを紹介します。無料トライアルを利用すれば、実際の使用感を確認しながら導入を検討することも可能です。

導入目的を明確にする

グループウェアを導入する前に、「なぜ必要なのか？」「導入で解決したい課題は何か？」 を明確にすることが重要です。

✓ 情報共有の効率化を図りたい（メールのやりとりを減らし、社内の情報を一元管理する）
✓ リモートワーク環境を強化したい（どこからでもアクセスできる業務環境を整える）
✓ ワークフローを最適化したい（申請・承認のプロセスをデジタル化し、業務をスムーズにする）

上記のように目的を明確にすることで、最適なサービスを選ぶ指標ができ、導入後の成果を測定しやすくなります。また実際にグループウェアを利用する現場の意見を取り入れることも忘れずに行いましょう。現場の理解を得るのは大変ですが、導入されたツールの使い勝手が悪くプロジェクトが失敗することを防ぐために重要なステップです。

自社に合ったサービスを選定する

目的が明確になったら、自社に最適なグループウェアを選定します。以下のポイントを比較しながら、導入後の活用シーンをイメージするとよいでしょう。

✓ 基本機能の確認（スケジュール管理、ファイル共有、チャット機能など）
✓ カスタマイズ性（業務に合わせた設定変更やAPI連携が可能か）
✓ 料金プラン（初期費用・月額料金・利用人数に応じた費用など）
✓ サポート体制（問い合わせ対応、導入時のサポートの有無）

多くのグループウェアでは、無料トライアルが提供されているため、実際に使いながら比較するのがおすすめです。無料トライアルを利用することで、使い勝手や機能の適合性をチェックできます。

社内環境の整備と運用ルールを決定する

サービスを選定したら、実際の導入に向けた準備を進めます。この段階で重要なのが、社内での運用ルールを決めることです。

✓ 管理者・権限の設定（誰がどの情報にアクセスできるのか）
✓ データ移行の準備（既存のシステムからのデータ移行方法を決定）
✓ 利用ガイドラインの作成（社員がスムーズに利用できるようルールを明文化）

運用ルールを事前に整備することで、導入後の混乱を防ぎ、スムーズな定着につながります。

社内展開・テスト運用の開始

グループウェアを社内で展開する際は、小規模なテスト運用から始めるのが効果的です。

✓ 一部の部署やチームで試験導入する
✓ 実際の業務フローに沿って運用し、課題を洗い出す
✓ 利用者のフィードバックをもとに、設定やルールを調整する

このフェーズでトラブルを解決しておくことで、本格導入時にスムーズな運用が可能になります。

本格導入・定着化

テスト運用を経て、問題がなければ本格導入へと進みます。しかし、導入しただけでは活用が定着しないことも。

✓ 社員向けの研修やマニュアルを用意し、利用促進を図る
✓ 定期的な運用状況のチェックと改善を行う
✓ 新機能の活用やカスタマイズを進め、業務効率をさらに向上させる

導入後も継続的な改善を行うことで、グループウェアを最大限活用し、業務の生産性向上につなげることができます。

グループウェア導入の流れをスムーズに進めるためには、「目的の明確化 → サービス選定 → 導入準備 → テスト運用 → 本格導入」 のプロセスをしっかりと踏むことが重要です。

また、無料トライアルを活用することで、実際の使用感を確認しながら導入の可否を判断できます。自社に最適なグループウェアを見極め、業務効率化を実現しましょう！

2.Google Workspace?（グーグル合同会社）

「Google Workspace?」とはGoogleが提供するグループウェアです。

業務に必要なツールが1つに統合されており、さまざまなアプリを利用することができます。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどは共同編集が可能で、業務効率のアップに貢献するシステムです。 Gmailはプライベートでの利用者が多く、ビジネスにおいても操作しやすいといったメリットもあります。

【Google Workspace?の特徴】

共同編集可能で業務効率化と生産性がアップ
業界トップレベルのセキュリティ管理
サードパーティ連携が豊富

【料金プラン／1人あたりの月額料金（税抜）】

Business Starter：800円
Business Standard：1,600円
Business Plus：2,500円
Enterprise：問い合わせ

※記載の料金は2025年3月時点のものです。

公式サイトはこちら

自社に最適なグループウェアを選び、業務効率化を実現しよう

グループウェアは、企業の情報共有や業務効率化を支援する重要なツールです。本記事では、おすすめのグループウェア12選を徹底比較し、それぞれの機能や価格、選び方のポイントを詳しく解説しました。

導入を検討する際は、まず 「なぜ導入するのか？」という目的を明確にし、必要な機能・事業規模・既存システムとの連携・セキュリティ対策・価格などを総合的に比較することが重要です。

また、無料トライアルを活用することで、実際の操作感を確認しながら導入の判断ができます。特に、クラウド型とオンプレミス型の違いや、中小企業向け・大企業向けの製品特性を理解し、自社に適したシステムを選ぶことが成功のカギとなります。

単なるコミュニケーションツールではなく、業務フローの最適化や生産性向上に大きく貢献するツールであるグループウェア。本記事で紹介した比較ポイントや製品情報を参考に、最適なグループウェアを導入し、業務の効率化を実現しましょう。