プロジェクトが失敗するのはなぜ？どのようにすれば失敗を避けられる？

プロジェクトは成功するものばかりではありません。失敗に終わるものもあります。プロジェクトを成功させるには、適切な目標設定、スケジュール管理、内外のスタッフの管理などさまざまな要素が必要になるからです。

しかし、プロジェクトを管理・運用する立場であれば、できれば失敗はしたくないでしょう。1つのプロジェクトにはたいてい、何人ものメンバーが携わり、いくつもの取引先が関わっているからです。

そのため、ここではプロジェクトが失敗する原因や、失敗を避けるための対策を紹介します。

プロジェクト管理の失敗とは

プロジェクトを進める前に、プロジェクトの成功とは何か、失敗はどういうことかを確認します。

①プロジェクトの成功とは何か

プロジェクトの成功とは、次の3つの要素をすべて満たしてプロジェクトが終了することです。

・期日以内に
・予算内で
・適切な品質の成果物を依頼主に提供すること

逆にいえば、この3つの要素のうち1つでも満たされないものがあれば、そのプロジェクトは「失敗」といえます。

②プロジェクトの失敗の例とその理由

次のように、プロジェクトの失敗には3つの種類があります。

▶期日に遅れる
そもそものスケジュール設定が適切でなく、必要な時間を確保できていない
プロジェクト進行中の進捗管理ができていない
メンバーごとのタスク量が適正かどうかを把握できていない
メンバーの現状を管理者や他のメンバーと情報共有できていない

▶予算内でおさまらない
計画作成時点での人月計算が甘く、予定以上のメンバーや時間が必要になった
途中で変更・修正・延期・トラブルが多く、スケジュール通りに進まない

▶求める製品を提供できない場合
計画作成時点での目標設定が甘く、顧客が最終的に求めていた品質に達しない
顧客の求める仕様がはっきりしておらず、何を作ればいいのかわからない

これらはすべて、プロジェクト管理の失敗といえます。

プロジェクト管理が失敗する原因は？

上に挙げたように、プロジェクト管理が失敗することはプロジェクトそのものの失敗につながります。プロジェクト管理を成功させるには、ある程度の経験が必要です。管理者の経験が浅いため、プロジェクトの失敗につながることもあるでしょう。

プロジェクト管理の失敗とは、次のようなものです。

①依頼主の求める仕様がはっきりしない

要件定義は最も重要です。要件が明確でないと何を作っていいのかわからず、プロジェクトの計画を立てることもできません。依頼主の求める仕様がはっきりしない場合には、2つのパターンがあります。

1つは、依頼主自身が求める成果物のイメージをはっきりもっていない場合です。依頼主が欲しいものをはっきりできなければ、要件定義を行うこともできません。

もう1つは、依頼主とのコミュニケーションができていない場合です。依頼主に「求める製品」のイメージがあっても、それを正確につかむことができなければ、間違ったものを作成してしまいます。

②スケジュールやタスクの見積もりが甘い

プロジェクトを進めるのに必要なタスクや作業量の見積もりが甘いと、プロジェクトに必要な時間を実際より少なく見積もってしまいます。その場合はスケジュールを守ることができません。

③進捗状況の管理が甘い

管理者は、メンバーそれぞれの進捗状況を正確に把握していなければなりません。管理者がプロジェクトの進捗状況を把握できなければ、スケジュールの遅れにつながります。

④プロジェクトのメンバーに問題がある

プロジェクトに参加するメンバーのスキルが不足しており、案件に対応することができなければ、顧客の要求を満たすような品質の製品を作成できません。品質を満たしても、作業に予定以上の時間がかかっていれば、スケジュールが遅れてしまいます。

メンバーのレベルではなく、時間が不足している場合も問題です。メンバーが他のプロジェクトにも参加していれば、タスク処理に時間がかかり、スケジュール通りに進行できない場合もあります。

⑤メンバーとのコミュニケーションに問題がある

管理者とメンバーとのコミュニケーションも重要です。互いに情報共有や意思疎通ができないと、求められる品質についての認識も十分に共有できません。メンバーからのこまめな進捗報告がないと、管理者が現状を把握できずにスケジュールの遅れにつながります。

環境によっては情報共有に適したツールがなく、メンバーからはどのように報告してよいのかわからないこともあるでしょう。

⑥プロジェクトに余裕がない

プロジェクトによっては、計画を立てた時点でスケジュールに余裕がない場合も多いです。さらに変更や修正があれば、スケジュールの遅れなしには対応できません。

プロジェクトメンバーの数がギリギリで、誰一人休むことができず、残業が必須という状態になることもあります。それでは品質が低下したり、スケジュールが遅れ気味になったりすることも多いでしょう。

これらの原因を解消してプロジェクトを成功させるにはどうしたらいいのでしょうか。

プロジェクト管理を成功させるためのポイント

上に挙げたようなプロジェクト管理の失敗を避けるには、次の２つの方法が効果的です。1つずつ詳しく見ていきましょう。

①プロジェクトを推進するための体制を作る

まず１つめとして、プロジェクトを推進するため、プロジェクトに関わるスタッフ全員が情報を共有し、コミュニケーションできるような体制を作ることが必要です。この「スタッフ」には、プロジェクト管理者だけでなく、予算権限をもつマネージャー、経営層、依頼主、プロジェクトメンバーなどが含まれます。

誰もがプロジェクトの進行に積極的に関わり、適切なコミュニケーションをとり、現状把握をしやすくするのがポイントです。

プロジェクトを推進するための体制を作ることで、失敗の原因のうち、次の3つを防ぐことができます。

▶依頼主の求める仕様がはっきりしない
依頼主にもプロジェクトを推進する側として組み込まれることで、コミュニケーションを取りやすくなります。それは仕様の明確化にもつながります。

▶プロジェクトのメンバーに問題がある
マネージャーにもプロジェクトに深く関わってもらうことで、人的にも時間的にも十分なリソースを割いてもらうことができます。

▶プロジェクトに余裕がない
依頼主やマネージャーにもプロジェクトに深く関わってもらうことで、無理なスケジュールであることを理解してもらい、十分なリソースを割いてもらうことができます。

②プロジェクト管理ツールの導入

続いて、プロジェクト管理の失敗を避ける方法の２つめとしては、プロジェクト管理ツールの導入が挙げられます。プロジェクト管理ツールには次のような機能があり、プロジェクトの進行をサポートしてくれるので、プロジェクトの管理がしやすくなります。

・プロジェクトに必要な時間やメンバーなどのリソースを明確にする
・プロジェクト全体のリソース配分、メンバーへのタスク配分などの管理がしやすい
・メンバーとのコミュニケーションをサポートし、情報共有が容易になる
・メンバーの役割やタスクをはっきりさせることができ、当事者意識をもたせられる

これらの機能によって、全体と個別のメンバーの進捗管理がしやすく、全体像や現状を把握できるようになります。そして先に挙げた失敗の原因のうち、次の3つを防ぐことができます。

▶スケジュールやタスクの見積もりが甘い
プロジェクト管理ツールにより、必要なタスクやスケジュールが明確になり、それを処理するのに必要なリソースを正確に見積もることができます。

▶進捗状況の管理が甘い
プロジェクト管理ツールにより、メンバーそれぞれのタスクや全体の進捗状況が一覧でき、管理しやすくなります。

▶メンバーとのコミュニケーションに問題がある
プロジェクト管理ツールにより、プロジェクトに関するコミュニケーションが取りやすくなり、情報共有もしやすくなります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、失敗の要素を減らすことができる

プロジェクト管理の失敗は、適切な対策である程度は防ぐことができます。その1つが、適切なプロジェクト管理ツールの導入です。プロジェクト管理ツールを使うことで、複雑なプロジェクトの全体像を把握し、一元的に管理することができます。それによって、プロジェクト管理の負担をかなり軽くすることができるでしょう。それは、経験の浅い管理者にも多くのプロジェクト管理に忙しいベテラン管理者にも役立つはずです。

プロジェクト管理ツールとしては、Project Boardをおすすめします。クラウドサービスなので導入にも時間がかからず、導入後すぐに利用でき、初期コストも抑えることが可能です。プロジェクトメンバー全員で1つのシートを管理し、リアルタイムでタスクの進捗状況を把握できます。ゲスト招待機能もあるため、依頼者が社外顧客の場合、ゲストとして招待しProject Board内でコミュニケーションを取ったり、進捗を把握してもらったりすることも可能です。30日間のトライアルもあるので、じっくり試すこともできます。